CRM-traject (collectief)

Uitdagingen rond gegevens- en procesbeheer binnen uw vzw?

Wordt u overspoeld door een veelheid aan Excel-bestanden bij het beheer van uw Brusselse vzw? Wilt u moderniseren, maar schrikt het idee af om zonder begeleiding of geschikte middelen een systeem voor klantenrelatiebeheer (CRM) te implementeren? Of hebt u in alle haast een beheersoftware ingevoerd die niet bij u past? U bent niet alleen!

Naarmate een vzw groeit, raken de gegevens vaak verspreid en zijn meerdere invoeren nodig, wat de zichtbaarheid op projecten en de efficiënte opvolging van uw begunstigden beperkt. Excel is nuttig, maar kan een tweesnijdend zwaard worden. Het opstellen van rapporten en het analyseren van gegevens worden dan tijdrovende taken, wat leidt tot tijdverlies en een daling van het moreel binnen de teams.

In deze context heeft DIGIBRUX, in samenwerking met Egg3, beslist om een CRM-begeleidingstraject op maat aan te bieden, speciaal ontworpen voor Brusselse vzw’s met een sociale missie. Dit programma, gespreid over 10 weken, is opgebouwd rond 8 sleutel­fasen om een volledige en doeltreffende CRM-integratie te garanderen, afgestemd op de specifieke noden van de non-profitsector.

Programma in 8 fasen over 10 weken

Ons programma, dat loopt van midden maart tot eind mei, bestaat uit een reeks van 10 sessies, gespreid over een periode van ongeveer 10 weken, aan een wekelijks ritme. Elke sessie duurt 1,5 uur (online) of 3 uur (in aanwezigheid). De 4 sessies in aanwezigheid vinden plaats in Brussel (in de lokalen van Bruxeo), terwijl de 6 tussentijdse sessies online worden georganiseerd via Microsoft Teams. Elke sessie behandelt een specifieke fase van een systemisch proces en waarborgt een volledige dekking van alle cruciale aspecten voor een succesvolle CRM-integratie.

• Fase 1 – Sleutelpersonen: identificatie van invloedrijke leden van de organisatie en verzameling van hun essentiële informatie voor een volledige stakeholderanalyse.

• Fase 2 – Rollen en functies: analyse van de verschillende betrokken rollen en diensten, inclusief externe medewerkers, om de vereisten en perspectieven grondig te begrijpen.

• Fase 3 – Projectdoelstellingen: verduidelijking van de doelen en kernuitdagingen, en het vastleggen van een duidelijke roadmap voor het CRM-project.

• Fase 4 – Gebruikersverhalen: verzamelen en structureren van behoeften, ideeën en dagelijkse feedback via een systemische aanpak om aanvragen te prioriteren en te ordenen.

• Fase 5 – Woordenlijst: opbouw van een gestructureerd datamodel dat de specifieke taal van de organisatie weerspiegelt, voor coherente communicatie en heldere terminologie.

• Fase 6 – Integratie van toepassingen: evaluatie van de interactie tussen het CRM en de bestaande digitale omgeving, om een vlotte integratie en efficiënte samenwerking tussen platformen te garanderen.

• Fase 7 – Opstellen van een shortlist: selectie van een half dozijn CRM-toepassingen die aansluiten bij de noden van uw vereniging en uitwerking van een vergelijkend keuzerooster.

• Fase 8 – Keuze van een CRM-oplossing die aan uw behoeften voldoet: keuze van een tool en opstart van een participatief en zelfgestuurd implementatieproces, met of zonder ondersteuning van een integrator.

Voor meer informatie, bezoek Egg3 – Pas de CRM.

Pedagogische doelstellingen

Na afloop van het programma zullen de deelnemers van uw vzw in staat zijn om:

• Hun CRM-behoeften nauwkeurig te definiëren en te structureren voor een aanpak op maat.
• De interne en externe communicatie te versterken, essentieel voor een doeltreffende samenwerking en een grotere betrokkenheid van alle stakeholders.
• Een vlotte overgang te realiseren naar een coherent en geïntegreerd digitaal ecosysteem dat uw werking en sociale missie ondersteunt.

Praktische informatie

• Planning: 10 interactieve sessies van 1,5 tot 3 uur, gespreid van midden maart tot eind mei 2026.
• Locatie: de online sessies vinden plaats via Teams. De 4 fysieke ontmoetingen gaan door in de kantoren van BRUXEO, Quai du Commerce 48/b3a, 1000 Brussel.
• Doelgroep: bestemd voor vertegenwoordigers van Brusselse vzw’s die hun digitaal beheer willen verbeteren en een doeltreffend CRM willen implementeren. Idealiter nemen 2 tot 3 personen per vzw deel.
• Kostprijs: gratis deelname.
• Talen: dit traject verloopt in het Frans, maar de expert spreekt ook Nederlands. (U kunt nu al uw interesse kenbaar maken via julien.joxe@bruxeo.be)

Kandidatuurprocedure

Om in aanmerking te komen, moet uw vzw behoren tot het toepassingskader van het Akkoordprotocol 2021–2024 van de non-profitsector.

De selectiecriteria omvatten:

• de kwaliteit van het motivatiedossier en de betrokkenheid van de leden;
• de mate waarin de geïdentificeerde behoeften aansluiten bij de voorgestelde begeleiding;
• het potentieel voor digitale transformatie van de organisatie;
• de samenhang tussen deze transformatie en de sociale missie;
• de samenstelling van een coherent en evenwichtig groepsprofiel, om een relevante collectieve leerdynamiek te bevorderen.

Alle verstrekte informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt in het kader van de begeleiding.

De kandidaturen worden geanalyseerd door het DIGIBRUX / BRUXEO-team op basis van de criteria inzake ontvankelijkheid, motivatie en relevantie van het project.

Er zal bijzondere aandacht worden besteed aan de samenstelling van een coherent en evenwichtig groepsprofiel, om een kwaliteitsvolle collectieve leerdynamiek te waarborgen.

De geselecteerde vzw’s worden per e-mail geïnformeerd in de week van 2 maart 2026.

Het traject start in de week van maandag 9 maart 2026 (vermoedelijk woensdag 11 maart).