CRM-traject (collectief)

Uitdagingen op het gebied van gegevens- en procesbeheer in uw vzw?

Overweldigd door de vele Excel-bestanden bij het beheer van uw Brusselse vzw? Wilt u moderniseren, maar schrikt u terug voor het idee om een CRM-systeem (Customer Relationship Management) in te voeren zonder de juiste begeleiding of middelen? Of hebt u, in allerijl, een beheersoftwarepakket in gebruik genomen dat niet bij u past? U bent niet de enige!

Naarmate een vzw groeit, raakt informatie vaak versnipperd en moeten meerdere keren dezelfde gegevens worden ingevoerd, waardoor projecten minder zichtbaar worden en het moeilijker wordt om uw begunstigden doeltreffend op te volgen. Excel is nuttig, maar kan ook een tweesnijdend zwaard zijn. Het maken van rapporten en het analyseren van gegevens wordt dan een vervelende taak, waardoor tijd verloren gaat en het moreel van de teams daalt.

In dit verband heeft DIGIBRUX, in samenwerking met Egg3, besloten om een CRM-begeleidingstraject op maat aan te bieden, speciaal voor Brusselse vzw’s met een sociaal oogmerk. Dit 10 weken durende programma is gestructureerd rond 8 belangrijke fasen voor een volledige en effectieve integratie van de CRM, rekening houdend met de specifieke behoeften van de non-profitsector.

10 weken durend programma in 8 fasen

Ons programma, dat loopt van eind februari tot begin mei, bestaat uit 10 wekelijkse sessies van elk 1,5 uur (online) of 3 uur (klassikaal). De 4 klassikale sessies vinden plaats in Brussel (in de gebouwen van Bruxeo), terwijl de 6 tussentijdse sessies online worden gehouden via Microsoft Teams. Elke sessie behandelt een specifieke fase van een systemisch proces. Daarbij wordt aandacht besteed aan alle aspecten die cruciaal zijn voor een effectieve CRM-integratie.

• Fase 1 – Belangrijkste deelnemers: Identificatie van invloedrijke leden van de organisatie en verzameling van essentiële informatie van die leden voor een uitgebreide stakeholderanalyse.

• Fase 2 – Rollen en functies: Bestudering van de verschillende betrokken rollen en afdelingen, inclusief externe medewerkers, voor een grondig begrip van de vereisten en perspectieven.

• Fase 3 – Doelstellingen van het project: Verduidelijking van de belangrijkste doelen en uitdagingen en opstelling van een duidelijke routekaart voor het CRM-project.

• Fase 4 – Verhalen van gebruikers: Verzameling en structurering van de behoeften, ideeën en dagelijkse feedback, waarbij een systemische aanpak wordt gebruikt om verzoeken te prioriteren en te organiseren.

• Fase 5 – Woordenlijst: Creatie van een gestructureerd gegevensmodel dat de specifieke taal van de organisatie weerspiegelt, voor een consistente communicatie en nauwkeurige terminologie.

• Fase 6 – Integratie van de applicaties: Beoordeling van de interactie tussen het CRM-systeem en de bestaande digitale omgeving, om een naadloze integratie en effectieve samenwerking tussen de verschillende platforms te garanderen.

• Fase 7 – Opstelling van een shortlist: selectie van een zestal CRM-applicaties die voldoen aan de behoeften van uw vereniging en opstelling van een vergelijkend overzicht om u te helpen bij uw keuze

• Fase 8 – Keuze van een CRM-oplossing die aan uw behoeften voldoet: keuze van een tool en lancering van een participatief, zelfgestuurd implementatieproces, met of zonder hulp van een integrator

Ga voor meer informatie naar Egg3 - Geen CRM.

Leerdoelen

Aan het einde van ons programma zijn de deelnemers van uw vzw in staat om:

• hun CRM-behoeften nauwkeurig definiëren en structureren om een strategie op maat te creëren;
• de interne en externe communicatie te versterken, wat essentieel is voor een doeltreffende samenwerking en een grotere betrokkenheid van alle belanghebbenden;
• een vlotte overgang te faciliteren naar een samenhangend en geïntegreerd digitaal ecosysteem dat uw activiteiten en uw sociale missie ondersteunt.

Praktische informatie

• Programma: 10 interactieve sessies tussen 1,5 en 3 uur, van februari tot mei 2025.
• Plaats: De online sessies vinden plaats via Teams. De 4 klassikale sessies vinden plaats in de kantoren van BRUXEO aan de Handelskaai 48/b3a, 1000 Brussel.
• Publiek: Bestemd voor de vertegenwoordigers van Brusselse vzw’s die hun digitale beheer willen verbeteren en een doeltreffend CRM-systeem willen implementeren. Idealiter zijn er 2 tot 3 mensen per vzw aanwezig.
• Kosten: Deelname is gratis.
• Talen: Deze sessie wordt in het Frans gehouden, maar de expert spreekt ook Nederlands. (Een latere sessie wordt in het Nederlands gehouden, maar u kunt nu al uw interesse laten blijken door contact op te nemen met mathieu.moutou@bruxeo.be)

Kandidaatstellingsproces

Om in aanmerking te komen voor ons begeleidingsprogramma, moet uw vzw tot het Toepassingskader van het Protocolakkoord 2021-2024 van de non-profitsector behoren. De selectiecriteria omvatten ook: de kwaliteit van het dossier en het engagement van de leden; de mate van overeenstemming tussen de vastgestelde behoeften en de geboden ondersteuning; het digitaliseringspotentieel van de organisatie; en de coherentie van deze digitalisering met het sociale oogmerk van de organisatie. Alle verstrekte informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt voor de begeleiding.

We nodigen u uit om uw kandidaatstelling in te dienen vóór woensdag 5 februari 2025, 12 uur. Voorgeselecteerde kandidaten worden op woensdag 12 februari 2025 per e-mail op de hoogte gesteld en worden uitgenodigd voor voorselectiesessies via video om hun behoeften en motivaties te bespreken. De eerste begeleidingssessie begint op woensdag 26 februari 2025.

Bijlage: Gedetailleerd programma